第六章 會計憑證

第一節(jié) 會計憑證的概念、意義和種類

考點1：合法地取得、正確地填制和審核會計憑證，是會計核算的基本方法之一，也是會計核算工作的起點。

考點2：在會計核算中具有以下重要意義：

（1）記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供記賬依據(jù)；（2）明確經(jīng)濟責(zé)任，強化內(nèi)部控制；（3）監(jiān)督經(jīng)濟活動，控制經(jīng)濟運行。

考點3：會計憑證按照編制的程序和用途不同，分為原始憑證和記賬憑證。

原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的書面證明。原始記賬憑證是會計核算的原始資料和重要依據(jù)。

記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的書面證明。記賬憑證 將原始憑證中的一般數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會計語言。

第二節(jié) 原始憑證

考點4：原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證

（1）外來原始憑證，是指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。如，增值稅專用發(fā)票、收款收據(jù)、火車票、飛機票、住宿發(fā)票。如表5—1、表5—2所示。

（2）自制原始憑證，是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如，收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、物資發(fā)放明細(xì)表、折舊計算表等。

考點5：原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同，分為一次憑證，累計憑證和匯總憑證。

（1）一次憑證。一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證。如收據(jù)、領(lǐng)料單、收料單、發(fā)貨單、借款單、銀行結(jié)算證等。一次憑證是一次有效憑證，其填制手續(xù)是一次完成的。如表5—5所示。

（2）累計憑證。累計憑證指在一定時期內(nèi)連續(xù)記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)的自制原始憑證。這類憑證的填制手續(xù)不是一次完成的，而是隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生而多次進(jìn)行的。如，限額領(lǐng)料單。

（3）匯總憑證。匯總憑證亦稱原始憑證匯總表，指根據(jù)一定時期內(nèi)，若干相同的原始憑證匯總編制成的原始憑證。如收料憑證匯總表、工資結(jié)算匯總表、差旅費報銷單、發(fā)料憑證匯總表。

考點6：原始憑證按照格式不同分為通用憑證和專用憑證

（1）通用憑證。通用憑證指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。如稅務(wù)部門統(tǒng)一制定的增值稅發(fā)票，由中國人民銀行統(tǒng)一制定的支票、商業(yè)匯票等結(jié)算憑證等。

（2）專用憑證。專用憑證指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。這種憑證一般在憑證名稱之前寫上企業(yè)單位名稱，如，收料單，差旅費報銷單等。

考點7：原始憑證的基本內(nèi)容

（1）原始憑證名稱；

（2）填制原始憑證的日期；（3）接受原始憑證的單位名稱；

（4）經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容（含數(shù)量、單價、金額等）；

（5）填制單位簽章；

（6）有關(guān)人員簽章；

（7）憑證附件。

考點8：原始憑證的填制要求

（1）記錄要真實。

（2）內(nèi)容要完整。憑證填寫的手續(xù)必須完備，符合內(nèi)部牽制的原則，各有關(guān)經(jīng)辦單位、部門和人員要認(rèn)真審核并簽章，對憑證的真實性、合法性負(fù)責(zé)。

（3）手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章；對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章；從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

（4）書寫要清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范，小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個書寫，不得寫連筆字。在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號“─”； 有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“─”。 大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字；有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫金額為￥1008.00，大寫金額應(yīng)寫成“壹仟零捌元整”。

（5）編號要連續(xù)。

（6）不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

（7）填制要及時。

出納人員在辦理收款或付款后，應(yīng)在有關(guān)原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。

考點9：原始憑證的審核

1、審核原始憑證的真實性。其真實性的審核包括憑證日期是否真實、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實、數(shù)據(jù)是否真實等內(nèi)容的審查。此外，對通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實性，防止以假冒的原始憑證記賬。

2、審核原始憑證的合法性。 是否符合規(guī)定的審核權(quán)限，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審查程序，是否有貪污腐化等行為。

3、審核原始憑證的合理性。審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要、是否符合有關(guān)的計劃和預(yù)算等。

4、審核原始憑證的完整性。 數(shù)字是否清晰

5、審查原始憑證的正確性。 小寫金額前要標(biāo)明貨幣幣種符號或貨幣名稱縮寫，中間不能留有空位，金額要標(biāo)至“分”，無角分的，要以“0”補位。

6、審核原始憑證的及時性。

考點10：原始憑證的審核是一項十分重要、嚴(yán)肅的工作，應(yīng)根據(jù)不同情況處理：

（1）對于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時據(jù)以編制記賬憑證入賬；

（2）對于真實、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證，應(yīng)退回給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補充完整、更正錯誤或重開后，再辦理正式會計手續(xù)；

（3）對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構(gòu)和會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。對于弄虛作假、營私舞弊、欺騙上級等違法亂紀(jì)行為，應(yīng)依據(jù)法律規(guī)定，堅決拒絕執(zhí)行，并向有關(guān)方面反映情況。

第三節(jié) 記賬憑證

考點11：記賬憑證按其使用范圍不同，可以將其分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩種。

考點12：專用記賬憑證是按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否與庫存現(xiàn)金和銀行存款的收付有關(guān)，將其分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

收款憑證，是用來記錄貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證，它是由出納人員根據(jù)審核無誤的原始憑證收款后填制的。在收款憑證左上方所填列的借方科目，應(yīng)是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。若該憑證已登記賬簿，應(yīng)在“記賬”欄作標(biāo)記如“√”，以防止經(jīng)濟業(yè)務(wù)重記或漏記。

付款憑證，是用來記錄貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證，它是由出納人員根據(jù)審核無誤的原始憑證付款后填制的。 在借貸記賬法下，付款憑證的設(shè)證科目貸方科目，在付款憑證左上方所填列的貸方科目，就是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。

轉(zhuǎn)賬憑證是用以記錄與貨幣資金收付無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，它是由會計人員根據(jù)審核無誤的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)原始憑證填制的。

考點13：通用記賬憑證，是用以記錄各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬憑證。

采用通用記賬憑證的經(jīng)濟單位，涉及到貨幣資金收、付業(yè)務(wù)的記賬憑證是由出納員根據(jù)審核無誤的原始憑證收、付款后填制的，涉及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證，是由有關(guān)會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制的。

考點14：為減少總賬的記賬工作量，企業(yè)可根據(jù)收款憑證、付款憑證及轉(zhuǎn)賬憑證定期匯總，編制匯總記賬憑證或科目匯總表，并以匯總記賬憑證或科目匯總表為依據(jù)登記總分類賬。

考點15：記賬憑證按照填列方式不同，可以分為復(fù)式憑證和單式憑證

復(fù)式憑證是指將每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項所涉及的全部會計科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。

單式憑證是指每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。

考點16：記賬憑證的基本要求

（1）記賬憑證各項內(nèi)容必須完整。

（2）記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號。憑證應(yīng)由主管該項業(yè)務(wù)的會計人員，按業(yè)務(wù)發(fā)生順序并按不同種類的記賬憑證連續(xù)編號，如果一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，需要填列多張記賬憑證，可采用“分?jǐn)?shù)編號法”，如3 。為了便于監(jiān)督，反映收付款項業(yè)務(wù)的會計憑證不得由出納人員編號。

（3）記賬憑證的書寫應(yīng)清楚、規(guī)范。相關(guān)要求同原始憑證。

（4）記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制；但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

（5）除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如一張原始憑證需填制兩張記賬憑證，應(yīng)在未附原始憑證的記賬憑證上注明其原始憑證在哪張記賬憑證下，以便查閱。

（6）①填制記賬憑證時若發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。②已登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。③如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。④發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。對于更正錯賬的記賬憑證，可以不附原始憑證，但需在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”；重編正確憑證時，注明“訂正某月某日某號憑證”。

（7）記賬憑證填制完經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處劃線注銷。

考點17：對于涉及“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”之間的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，一般只編制付款憑證，不編收款憑證。

考點18：在同一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，如果既有庫存現(xiàn)金或銀行存款的收、付業(yè)務(wù)，又有轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時，應(yīng)相應(yīng)地填制收、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

考點19：記賬憑證的審核內(nèi)容主要包括：

1．內(nèi)容是否真實；審核記賬憑證是否有原始憑證為依據(jù)，所附原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證的內(nèi)容是否一致，記賬憑證匯總表的內(nèi)容與其所依據(jù)的記賬憑證的內(nèi)容是否一致等。

2．項目是否齊全； 3．科目是否正確；4．金額是否正確；5．書寫是否正確。

在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)及時查明原因，按規(guī)定辦法及時處理和更正。只有經(jīng)過審核無誤的記賬憑證，才能據(jù)以登記賬簿。

（1）如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填寫。

（2）已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的憑證，在摘要欄內(nèi)注明“注銷某年某月某號憑證”字樣，同時再用藍(lán)字重新填寫一張正確的記賬憑證，注明“訂正某年某月某號憑證”字樣。

（3）如果會計科目沒有發(fā)現(xiàn)錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。

（4）發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填寫一張更正的記賬憑證。

考點20：會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。

會計憑證的傳遞要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。

第四節(jié) 會計憑證的傳遞和保管

考點21：科學(xué)的傳遞程序，應(yīng)當(dāng)注意考慮以下問題：

1．確定會計憑證的傳遞流程。

2．規(guī)定會計憑證在每一傳遞環(huán)節(jié)上停留的時間。

3．建立會計憑證交接的驗收制度。

考點23：會計部門根據(jù)會計憑證記賬，應(yīng)定期（一般每月）將會計憑證加以歸類整理，檢查有無缺號和附件是否齊全，若發(fā)現(xiàn)從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

考點24：會計憑證封面應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、憑證張數(shù)、起訖日期，起訖號數(shù)，由會計主管及有關(guān)人員簽章，然后入檔保管。

考點25：如果某些記賬憑證所附的原始憑證數(shù)量過多，也可以單獨裝訂保管，但應(yīng)在其封面及有關(guān)記賬憑證上加注說明，對合同、契約、押金收據(jù)及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)另編目錄，單獨登記保管；并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上注明另行保管，以便查核。