可以這么說, 越是旅游旺季, 導(dǎo)游員所帶團(tuán)隊的時間越長, 游客投訴的概率就會越高。游客投訴是難免的, 投訴涉及面較廣, 情況也較為復(fù)雜, 原因也是多方面的。 比如, 有些旅游 接待部門的“軟硬件”不符合服務(wù)標(biāo)準(zhǔn), 游客由于情緒不佳, 個別人抱有不切實際的欲望, 導(dǎo)游員本身安排存在缺陷和失誤, 各種不可抗拒的因素制約旅游順利進(jìn)行等。面對游客的投訴導(dǎo)游員該如何處理呢?

所謂處理投訴法是指導(dǎo)游員在旅游過程中運用巧妙靈活的方法, 妥善地處理游客各種投訴的方法。 從游客投訴的大量問題中, 所牽涉的問題大致可歸納為兩類, 一類是人為造成的, 另一類是非人為造成的。

盡量采用個別接觸的方式

一旦游客向?qū)в螁T提出投訴, 其復(fù)雜的心情和不滿的態(tài)度是可以想像的。問題在于這種不滿情緒可能引起其他游客的注意和同感。 因此, 把游客中的不滿情緒降低到最小限度和范圍是導(dǎo)游員必須重視的問題。此時導(dǎo)游員要采取積極認(rèn)真的態(tài)度, 最好把游客請到遠(yuǎn)離旅游團(tuán)隊的地方, 比如, 在導(dǎo)游員單獨住的房間里, 或把游客請到另一邊等, 切忌在游客中間議論交談, 也不要在亂哄哄的環(huán)境中交談。 即使是集體投訴, 也希望游客選派少數(shù)代表前來進(jìn)行談判, 要知道游客人數(shù)越多, 越談不好, 達(dá)不成解決問題的協(xié)議, 同時, 要防止事態(tài)進(jìn)一步擴(kuò)散和造成不良后果。

頭腦冷靜　認(rèn)真傾聽

一般地說, 游客面對導(dǎo)游員進(jìn)行投訴時, 其情緒較為激動, 聲調(diào)較為響亮, 其中也難免帶有一些侮辱性的語言。 游客的觀點可能是合情不合理, 也有合理不合情的現(xiàn)象。 此刻,導(dǎo)游員最好要保持冷靜的頭腦, 認(rèn)真傾聽和理解其投訴的內(nèi)容和實質(zhì), 必要時作一些記錄, 使游客覺得導(dǎo)游員在認(rèn)真聽他的陳述, 態(tài)度是端正的。其次, 導(dǎo)游員要善于引導(dǎo)游客把投訴內(nèi)容講得盡量詳細(xì)和具體些, 以便導(dǎo)游員把情況掌握得更全面更準(zhǔn)確些。 另外, 所謂的頭腦冷靜是指導(dǎo)游員既要耐心, 又要不帶任何框架, 因為帶有框架的頭腦, 容易產(chǎn)生偏向, 這是極為有害的。如果導(dǎo)游員估計正確的, 也許處理投訴有把握; 如果估計錯誤呢, 那又該如何向游客解釋呢?

假如因游客情緒激動而無法交談下去的話, 那導(dǎo)游員也必須有禮貌地向游客提出建議另找時間再談, 這樣使緊張的氣氛變得有所緩和, 同時也好讓游客慢慢地穩(wěn)定情緒。

不管游客的投訴正確與否, 導(dǎo)游員都得持認(rèn)真的態(tài)度, 那種無所謂以及與游客爭吵的態(tài)度都是不對的。

努力找出投訴的核心問題

游客提出投訴都有其目的與要求的, 但最終是屬什么性質(zhì)的問題, 主要核心又是什么? 這些, 導(dǎo)游員必須要花力氣去搞懂弄通的, 不然, 自己還沒搞清楚投訴的問題和實質(zhì), 那么下一步的處理建議和意見又該從何而來呢?　處理投訴的關(guān)鍵是在于搞清問題的實質(zhì), 主要矛盾抓住了, 其他問題就迎刃而解了。 比如, 游客提出投訴住宿問題, 那么賓館到底是什么問題, 是賓館不達(dá)標(biāo)? 還是房間臟、亂、差?　是服務(wù)員的態(tài)度不好?　還是菜肴不佳等, 搞清了這些問題, 解決的方法就自然出現(xiàn)了。 是賓館不達(dá)標(biāo), 請有關(guān)部門出示有關(guān)材料證明賓館等級; 是房間不夠衛(wèi)生, 請賓館領(lǐng)導(dǎo)速派人清理打掃; 是服務(wù)員態(tài)度不好, 趕緊換人; 菜肴不佳, 及時調(diào)整。 當(dāng)然, 導(dǎo)游員有權(quán)促使賓館領(lǐng)導(dǎo)作出姿態(tài), 除向游客賠禮道歉外, 適當(dāng)補償游客的一些實際損失。

此外, 為了把工作做得更細(xì)些, 導(dǎo)游員可將所記錄的投訴內(nèi)容與游客核對一次, 特別要把投訴的核心和要求講清楚, 以免造成較大的距離。

分析游客投訴的性質(zhì)

導(dǎo)游員對游客投訴的性質(zhì)一定要搞清楚, 這為“誰接待、誰負(fù)責(zé)”打下處理投訴的基礎(chǔ)。在分析游客投訴的性質(zhì)時,　一是分析投訴的事實是否確實, 二是分析其核心問題性質(zhì)的輕重程度, 三是分析解決投訴的初步方案, 四是選擇最佳解決辦法等。 值得注意的是：導(dǎo)游員千萬不要輕易對解決問題的方案表態(tài), 即使是旅行社的責(zé)任, 也得向旅行社匯報, 得到旅行社 同意后方可宣布。 此時, 導(dǎo)游員的基本態(tài)度是十分關(guān)鍵的, 他既是游客、 旅行社和各旅游接待部門三者之間的協(xié)調(diào)者 , 又是這三者利益的維護(hù)者, 更是確保旅游順利進(jìn)行的保證者。因此, “實事求是 , 妥善解決”的指導(dǎo)思想顯得尤其重要。這時, 導(dǎo)游員可以這么說：“給我一點時間讓我好好想想?！保ù伺e目的是為了緩和緊張氣氛, 爭取時間做好調(diào)查研究。)" 讓我了解一些情況。 “此舉是為了與被技訴單位取得聯(lián)系, 達(dá)成共識。）”讓我和有關(guān)部門聯(lián)系一下。 "（此舉是為了避開游客單獨和有 關(guān)部門聯(lián)系 , 因為商量經(jīng)過不宜給游客知道。） 總之, 導(dǎo)游員要注意方法方式, 確實做到有理、有利、有節(jié)、有步驟地處理投訴問題。

當(dāng)然, 作為投訴的游客從內(nèi)心講希望盡快解決問題, 同時也想在最短的時間里得到答案, 這自然要和導(dǎo)游員暫不表態(tài)的做法產(chǎn)生矛盾, 為了使這種矛盾降到最低限度, 答應(yīng)給游客答復(fù)的時間要有一個期限, 說話要算數(shù), 千萬不可失去信用, 即使一時還解決不了問題, 也要及時通知游客。

向游客轉(zhuǎn)達(dá)答復(fù)的方法

給游客答復(fù)在某種意義上說是一個經(jīng)過協(xié)商而產(chǎn)生的成熟的結(jié)論。作為導(dǎo)游員首先要考慮該答復(fù)游客是否接受?　要充分做好兩手準(zhǔn)備, 這是因為游客投訴并不一定是正確的, 或者是游客提出過高過多不合理的要求等。比如, 有些游客抓住賓館服務(wù)不規(guī)范以及出現(xiàn)某些缺陷時, 就投訴賓館有“欺詐”行為, 硬要賓館補償經(jīng)濟(jì)損失。作為賓館在努力改進(jìn)工作的同時, 自然會給游客一個說明該賓館屬什么星級的答復(fù)。

又比如, 游客的投訴并不是每一項都跟導(dǎo)游員有關(guān)系, 但游客往往每一項投訴都要向?qū)в螁T提出, 并同時希望和要求導(dǎo)游員幫助他們解決問題等。由此可見, 解決投訴問題要看 " 答復(fù) " 和游客的要求距離相差有多少?是差一步、二步, 還是距離相差甚遠(yuǎn), 比如游客提出要賠償 800 元, 而旅游接待部門只同意少量的額度, 有的甚至不同意賠償?shù)? 這就需要導(dǎo)游員來協(xié)調(diào)和縮短這種差距。

向游客轉(zhuǎn)達(dá)答復(fù)的方法有幾種, 一是由自己直接向游客表達(dá)。這種方法必須是在答復(fù)單位同意游客要求的前提下方可宣布。 如果雙方有一定差距, 就事先要做些解釋工作, 并且爭取游客的理解與支持, 然后再轉(zhuǎn)達(dá)答復(fù)內(nèi)容。 二是請答復(fù)單位出面協(xié)調(diào)解決, 比如像剛才所說那樣, 雙方距離相差甚遠(yuǎn)的情況下可以采用。 三是由導(dǎo)游員參加的雙方協(xié)商交談會。 必須說明的是: 此時雙方才是主角, 導(dǎo)游員應(yīng)該持促使談判成功的調(diào)解和中間立場, 不應(yīng)有意無意偏袒任何一方, 更不應(yīng)隨意定論。勸告雙方都做出合理的讓步才是棋高一招的上策。

其次, 導(dǎo)游員不可將答復(fù)內(nèi)容輕易由第三者或其他沒關(guān)系的游客轉(zhuǎn)達(dá), 以免誤傳信息和產(chǎn)生不必要的麻煩。

幾個需注意的問題

(1) 導(dǎo)游員事后要做好落實和檢查工作, 一旦雙方達(dá)成協(xié)議, 游客的要求即可落實。 提醒雙方辦好必要的手續(xù)是導(dǎo)游員應(yīng)盡的義務(wù)。必要時也可把手續(xù)復(fù)印一份作為業(yè)務(wù)資料保存。同時, 導(dǎo)游員也可檢查一下自己的工作, 成功在哪里? 失敗在何方? 這對總結(jié)提高大有益處。

(2) 做好留證工作。在法律意識和自我保護(hù)意識得到進(jìn)一步提高的今天, 導(dǎo)游員在處理投訴的過程中特別要做好保留證據(jù)的工作。往往有這種情況, 有個別游客在當(dāng)時是同意接受答復(fù)單位的賠款數(shù)目, 但事過之后或回到家中仔細(xì)想想自己吃了虧, 于是, 重新向?qū)в魏吐眯猩绲冗M(jìn)行投訴。 導(dǎo)游員如果在當(dāng)時忽視和疏漏了留證工作, 那么很容易”沉渣重浮”,　原先的處理投訴所花的心血付諸東流以外, 還會帶來更大的麻煩, 這是因為游客此時是有備而來, 弄不好還會上訴法庭。

其次, 如果在團(tuán)上有些投訴得不到及時解決, 導(dǎo)游員也可將這些證據(jù)和原始記錄材料轉(zhuǎn)交旅行社, 以便為進(jìn)一步協(xié)商解決問題提供必要的依據(jù)。

(3) 如果投訴涉及到導(dǎo)游員本人, 導(dǎo)游員應(yīng)該冷靜理智地考慮問題出在哪里, 怎樣做才能消除游客對自己投訴。 在此端正態(tài)度是極其重要的。 不要因為遭到投訴就消極對待游客, 有 意冷落游客, 更不該和游客對著干或有意報復(fù)、謾罵游客, 即使游客的投訴是片面的、有出入的或者是不正確的, 導(dǎo)游員也應(yīng)始終保持熱情周到的服務(wù), 如果游客投訴得有道理, 那導(dǎo)游 員惟一辦法是加倍努力, 把重點服務(wù)放在游客的投訴問題上來, 這樣才能爭取游客的諒解, 這樣的導(dǎo)游員才是受游客歡迎的。